Obsah

Governance

Vízia bez exekúcie ostáva len želaním. Z tohto dôvodu je riadenie súčasťou strategickej časti a ide o jeden z najdôležitejších komponentov. V minulosti bola práve nedostatočná koordinácia a spolupráca dôvodom, prečo vznikali atomizované služby namiesto životných situácií alebo informačné technológie s duplicitnými funkcionalitami.

Úlohou riadenia v správe IT je preto vytvorenie rámca, ktorý zabezpečí spoluprácu pri plnení strategických cieľov NKIVS s efektívnym využitím zdrojov, znižovanie rizík, vrátane zachovania transparentného a otvoreného prostredia.

Hlavné ciele governance sú: dosiahnutie vytýčených cieľov NKIVS v určenom čase a zdrojmi a posun od rad-hoc riadenia k plánovanému pri zvyšovaní efektívnosti a transparentnosti jednotlivých aktivít subjektov verejnej správy.

Procesy riadenia NKIVS

Strategický manažment

Strategický manažment je spoločným koordinovaným úsilím inštitúcií a útvarov zodpovedných za napĺňanie vecných cieľov a inštitúcií a útvarov zodpovedných za digitalizáciu. V podmienkach SR ide o spoločnú zodpovednosť orgánov riadenia a orgánu vedenia. K tejto zodpovednosti sa prihlasujú na úrovni vrcholových politických predstaviteľov. Tí sú zároveň členmi Rady vlády SR pre digitalizáciu verejnej správy a jednotný digitálny trh. Ide o súbor vzájomne previazaných aktérov, krokov a nástrojov, ktoré smerujú k dosiahnutiu stanovených cieľov strategickej časti NKIVS. V prvom rade sa realizuje prostredníctvom právnych predpisov priamo upravujúcich prostredie, práva a povinnosti subjektov verejnej správy v oblasti informatizácie verejnej správy. Následne sa realizuje prostredníctvom Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy, ktorá definuje víziu, ciele, architektúru a nevyhnutnú zmenu. Tieto zmeny sú detailizované prostredníctvom pracovných dokumentov strategických priorít. Strategický manažment sa následne premieta na úroveň orgánov riadenia prostredníctvom Koncepcií rozvoja informačných technológií vypracovaných na každom orgáne riadenia.
Samotná stratégia je výsledkom dohôd a negociácie medzi orgánmi riadenia a orgánom vedenia. Dohody sú zoznamom cieľov v oblasti digitalizácie, ktoré má krajina v pláne dosiahnuť a ich priemet do času. Jedná sa o politické ciele, ktorými sú napríklad zásadné zlepšenia služieb občanom a podnikateľom, transformačné opatrenia alebo úspory.
Vytvorenie stratégie pre všetky orgány riadenia iniciuje orgán vedenia. Zároveň predkladá orgánom riadenia podnety na správne definované ciele, ponuku na možné zlepšenia fungovania orgánov riadenia za pomoci digitálnych technológií a návrhy na deľbu zodpovedností v programe digitalizácie.
Stratégia je zároveň záležitosťou vrcholových predstaviteľov inštitúcií. V ich zodpovednosti je definovanie stratégie a jej presadzovanie alokovaním kapacít a realizáciou potrebných opatrení.
Stratégia digitalizácie je multidisciplárna. Jej napĺňanie vyžaduje kroky tak na strane vecne zodpovedných manažérov s príslušným odvetvovým know-how, ako aj na strane manažérov zodpovedajúcich za správne nasadzovanie digitálnych technológií.
Ciele, ako aj termíny, kedy ich chceme dosiahnuť, sú premietnuté do Akčného plánu Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy.

Manažment zdrojov

Základnými zdrojmi, ktoré sa musia budovať, alokovať a riadiť na strategickej úrovni, sú finančné prostriedky a ľudský kapitál. V rámci schválenia stratégie a jej premietnutia do cestovnej mapy digitalizácie sa musia partneri na oboch stranách koordinačného mechanizmu zaviazať k alokácii prostriedkov na realizáciu všetkých projektov a opatrení na dosiahnutie strategických cieľov. Zároveň musia zabezpečiť dostatočné ľudské zdroje tak na strane odborných útvarov ako aj na strane útvarov IT.
Orgán vedenia sa orgánom riadenia zaviaže, že bude aktívne podporovať orgány riadenia pri získavaní externého financovania, pri metodicky správnej príprave a riadení IT projektov, pri zabezpečovaní súčinnosti tretích strán, ako aj k tomu, že zabezpečí včasnú dostupnosť IT prostredí a nástrojov potrebných pre implementáciu IT projektov. Súčasťou záväzku bude aj poskytnutie zdieľaných personálnych kapacít, v prípade, že budú budované centrálne.
Zdroje sa primárne kumulujú prostredníctvom programov využívaných pre dosiahnutie stratégie. Medzi hlavné programy patria: programový rozpočet, Operačný program Integrovaná infraštruktúra, prioritná os 7, Operačný program Slovensko – časť venovaná eGovernmentu a Plán obnovy a odolnosti – hlavne komponent 17 zameraný na Government. Manažment zdrojov pokrýva aj ľudské kapacity, či už ide o interné role, alebo nakupované na trhu. Do manažmentu zdrojov spadajú kapacity vládneho cloudu, privátnej aj verejnej časti.
Súčasťou manažmentu zdrojov bude aj to, že sú alokovaní biznis vlastníci a ďalšie odborné (čiže neinformatické) ľudské zdroje na realizáciu opatrení. Čo sa týka IT kapacít, programy zabezpečujú, že budú k dispozícii či už vo forme interných zdrojov alebo na zmluvnom základe a budú plne podriadené napĺňaniu strategických cieľov.
Medzi dôležité zdroje pri dosahovaní zmien patria: vlastníci procesov, kľúčoví používatelia, biznis analytik
Vlastník procesov by mal byť definovaný ako subjekt verejnej správy za každých okolností. Očakávame, že pôjde o pracovníka s viacročnými skúsenosťami zo svojho úseku verejnej správy a znalosťami relevantnej legislatívy. Zároveň by to mal byť manažér v takej pozícii, aby dokázal prichádzať s vlastnými podnetmi na zmeny pracovných postupov a metodík a mohol iniciovať organizačné zmeny. Musí mať prístup k vedeniu a jeho podporu. Vlastník procesov by si mal pre potreby efektívneho zapájania do projektov digitálnej transformácie rozšíriť svoj odborný profil.
Kľúčových používateľov by malo byť na subjekte verejnej správy viacero, malo by isť o pracovníkov s viacročnými skúsenosťami zo svojho úseku verejnej správy a znalosťami relevantnej legislatívy. Kľúčový používateľ by si mal pre potreby efektívneho zapájania do projektov digitálnej transformácie rozšíriť svoj odborný profil.
Biznis analytik nie je IT rola. V prípade biznis analytika musíme odlišovať situáciu tých subjektov verejnej správy, ktoré majú vybudovanú analytickú jednotku a tých, ktoré ju nemajú. Subjekty verejnej správy s funkčnou analytickou jednotkou môžu prevziať odbornú garanciu za biznis architektúru, za optimalizáciu procesov a za dosiahnutie úspor na poskytovaní služieb. Tým subjektom verejnej správy, ktoré nemajú vlastnú analytickú jednotku, môže poskytovať odborné služby Inštitút správnych a bezpečnostných analýz Ministerstva vnútra SR. IT analytik by si mal pre potreby efektívneho zapájania do projektov digitálnej transformácie rozšíriť svoj odborný profil.

Manažment zmien

V tejto časti sa nejedná o zmenové požiadavky na úrovni riadenia IT projektov. Len tie jednoduchšie IT projekty sa dajú implementovať úsilím informatikov bez ďalších riadiacich opatrení.<br>V rámci schválenia stratégie sa musia partneri na oboch stranách koordinačného mechanizmu, predovšetkým však orgán riadenia, zaviazať k vykonaniu všetkých zmien, ktoré sú nevyhnutné, aby program aj projekty boli podporené legislatívnymi úpravami, zmenami metodík a pracovných postupov, zmenami v štruktúre a kvalifikácii personálu, v organizačných opatreniach a zmenách kompetencií. Uvedené zmeny sú zhmotnené do Akčného plánu NKIVS, ktorý prostredníctvom opatrení a míľnikov definuje potrebné zmeny pre dosiahnutie cieľov NKIVS.
Akčný plán nebude obsahovať zoznam projektov, keďže manažment portfólia projektov bude na nižšej úrovni ako Akčný plán NKIVS. Akčný plán bude aktualizovaný prostredníctvom Správy o plnení NKIVS, ktorá definuje odporúčania na zlepšenie. Tie sa automaticky stavajú súčasťou akčného plánu NKIVS. Týmto spôsobom sústredíme zdroje na splnenie odporúčaní a zároveň včleníme Akčný plán NKIVS do pravidelného systému implementácie zmien.
Ďalším nástrojom na manažment zdrojov je doložka vplyvov, ktorej účelom je k zmenám legislatívy plánovať IT zdroje nevyhnutné pre doručenie zmien na dotknutých informačných systémoch. Posledným dôležitým nástrojom manažmentu zmien je systémová komunikácia spojená s Akčným plánom NKIVS. Komunikačný plán je realizovaný orgánom vedenia za účelom zabezpečenia potrebných informácií o plánovaných krokoch v eGovernmente. Dostatočná informovanosť aktérov zmeny znižuje chybovosť a zvyšuje schopnosť lepšieho plánovania individuálnych zmien.

Manažment rizík

Je prierezový proces naprieč ostatných procesov. Monitorovanie rizík prebieha v strategickom manažmente, v manažmente zdrojov ako aj manažmente zmien. Z tohto dôvodu bude vypracovaná a udržiavaná mitigačná stratégia, pomocou ktorej predchádzame negatívnym dopadom.
Základné skupiny rizík:
Nedostatočná podpora digitalizácie zo strany politického vedenia orgánov riadenia. Podmnožinou môžu byť prípady projektov a opatrení, kedy je projekt na orgáne vedenia podmieňujúcim pre iné projekty, avšak na realizačnom orgáne alebo jeho útvare nemá podporu. Ak bude takýto nezáujem pretrvávať aj po diskusiách na úrovni vrcholových predstaviteľov, je namieste eskalácia na úrovni Rady vlády alebo priamo na rokovaní Vlády SR. Pri projektoch, ktoré nemajú podmieňujúci efekt, je na mieste aj možné odstúpenie od financovania projektov.
Problémy s obstarávaním. Mitigácia týchto rizík musí prebiehať tak na úrovni systému ako celku, ako aj na úrovni partikulárnych projektov. Systémové zmeny sa musia týkať vzdelania obstarávateľov o špecifikách IT, tlaku na kvalitu zadaní, voľby vhodných metód obstarávania, ak nie je možná presná a detailná špecifikácia cieľového stavu, tlaku na dodržiavanie lehôt, eliminácie administratívy a možnosti zastaviť umelé predlžovania procesu z ktorejkoľvek strany.
Nedostatočné personálne kapacity na strane orgánov verejnej moci. Kapacity na strane odborných útvarov bude treba riešiť manažérskymi rozhodnutiami, pričom pôjde o kombináciu organizačných opatrení ohľadom alokácie pracovného času a motivačných opatrení vrátane odmien a príplatkov. Kapacity na strane IT špecialistov bude treba riešiť profesionálnym náborom a premysleným obstarávaním riešení a služieb na IT trhu.
Nerealistické očakávania. Tie môžu pochádzať z politickej úrovne, od verejnosti, z orgánu vedia aj z iných inštitúcií. Problém nastáva, ak sú postulované v legislatíve, nariadeniach a pravidlách. Pre každý z prípadov je mitigáciou mať alternatívny scenár a možnosť uplatniť ho v správnom čase. Správny čas je tým najneskorším termínom v projekte, kedy by mal realizátor projektu alebo opatrenia preukázať pripravenosť.
Nadmerná administratívna záťaž. Môže súvisieť s vykazovaním nad minimálny racionálny a spracovateľný rámec, opakovanými procedúrami. Je dôležité, aby nadmerná administratívna záťaž neuberala kapacity na realizáciu projektov a nezvyšovalo sa riziko ich zlyhania. Mitigácia spočíva v eliminovaní nadbytočných úkonov, ako aj v špeciálnom prístupe k stredným a malým subjektom verejnej správy.
Koncentrácia na krátkodobé ciele. Prirodzená ambícia vykázať výsledky ešte v bežiacom programovom období sama o sebe nemusí byť škodlivá, avšak môže viesť k tomu, že strednodobé a dlhodobé ciele sa ocitnú mimo pozornosť. Protiopatrením je Akčný plán NKIVS a presah NKIVS do ďalších volebných období. Dôležitá je participácia verejnosti, ktorej potreby nie sú limitované volebnými obdobiami a bude sa dožadovať primeraného zastúpenia strategických opatrení a aktivít.
Osobitná pozornosť bude venovaná rizikám pre práva a slobody občanov (napr. ochrane osobných údajov a súkromia).

Transparentnosť aktérov a participatívny proces

Predstavuje procesy spojené s viditeľnosťou aktivít a výsledkov. Viditeľnosť má umožniť rýchle a neskreslené monitorovanie a hodnotenie plnenia cieľov na úrovni vedenia aj riadenia. Viditeľnosť má byť dosiahnutá prostredníctvom nastavených pravidiel transparentnosti orgánu vedenia a orgánu riadenia medzi sebou ale aj voči verejnosti a odbornej komunite. Viditeľnosť realizovaných aktivít je nepriamo úmerná potrebe kontroly, čím väčšia viditeľnosť je dosiahnutá, tým menšia kontrola súladu s NKIVS je uplatňovaná. Keďže druhou stranou mince transparentnosti je vždy administratívna záťaž, bude treba nájsť aj vyvážený vzťah medzi informáciami vyžadovanými po línii riadenia a užitočnosťou týchto informácií. Princíp jedenkrát a dosť by mal platiť nielen vo vzťahu k občanom, ale aj vo vzťahu k úradom, ktoré poskytujú údaje riadiacim, kontrolným a dohliadajúcim orgánom.
Participatívny proces už priniesol pozitívne výsledky na úrovni riadenia digitalizácie ako celku. Predovšetkým v podobe strategických priorít k NKIVS 2016 kvalitne rozpracovaných pracovanými skupinami MIRRI SR, ktorých súčasťou boli predstavitelia subjektov verejnej správy aj odbornej verejnosti.

Aktéri riadenia

Vláda SR reprezentovaná Radou vlády SR pre digitalizáciu verejnej správy a jednotný digitálny trh. Je vrcholným orgánom, ktorý nesie zodpovednosť za úspechy a zlyhania digitalizácie pred voličmi. Prerokúva zákony, ktoré sa týkajú digitalizácie alebo majú na ňu dopad. Tým priamo stanovuje rámce a ciele pre rozvoj a modernizáciu krajiny. Je eskalačnou úrovňou pre medzirezortné vzťahy

Orgán riadenia podľa zákona o ITVS má trvalo zabezpečovať a zlepšovať podmienky na elektronický výkon svojej pôsobnosti a rozvíjať informačné technológie, ktorých je správcom. Zároveň je v procese digitalizácie biznis vlastníkom, ktorý definuje odborné potreby pre svoje agendy a zabezpečuje ich modernizáciu. Využíva digitalizáciu na zlepšenie svojho fungovania.

Pracovné skupiny k strategickým prioritám informatizácie ako poradný subjekt MIRRI.

Orgán vedenia podľa zákona ITVS je MIRRI. jeho poslaním je riadny a efektívny výkon riadenia a dosiahnutie cieľov informatizácie a rozvoja ITVS, ktoré vyplývajú z NKIVS a ďalších koncepčných a strategických dokumentov s celoštátnou pôsobnosťou. Zabezpečuje pripravenosť širšieho IT prostredia vo verejnej správe. Koordinuje rezorty a vymáha ich súčinnosť.

Pracovná skupina Rady vlády SR pre digitalizáciu verejnej správy a jednotný digitálny trh na úrovni CIO (Chief Information Officer) ústredných orgánov štátnej správy a ostatných ústredných orgánov štátnej správy. Ide o platformu výmeny informácií a zdieľania skúseností. Tu dochádza k prvotným eskaláciám problémov pri omeškaniach projektov alebo viaznucej súčinnosti.

Malé orgány riadenia (samospráva a príspevkové a rozpočtové organizácie).

Nástroje riadenia IT

Nástroje strategického manažmentu:

Zákony
Zákony a vyhlášky upravujúce fungovanie informatizácie verejnej správy: Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente), Zákon č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Zákon č. 177/2018 Z. z. o niektorých opatreniach na znižovanie administratívnej záťaže využívaním informačných systémov verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon proti byrokracii), pripravovaný zákon o údajoch a ďalšie zákony, ktorých gestorom je MIRRI v oblasti informatizácie
Pracovné dokumenty strategických priorít
Pracovné dokumenty strategických priorít rozpracovávajú požiadavky na informačné technológie verejnej správy a ich riadenie, pričom nadväzujeme na už vypracované dokumenty strategických priorít NKIVS 2016 uvedené v prílohe. Musia byť zohľadnené pri riadení digitalizácie a v projektoch, ak ide o zásady a pravidlá . Môžu byť zohľadnené pri riadení digitalizácie a v projektoch, ak ide o odporúčania, naviac vedú častokrát k príprave a realizácii samostatného projektu.
Národná koncepcia informatizácie verejnej správy a Správa o plnení NKIVS
Národná koncepcia informatizácie verejnej správy a Správa o plnení NKIVS, strednodobá stratégia vypracovaná v zmysle zákona č. 95/2019 o informačných technológiách verejnej správy § 10, konkrétne ide o súbor strategických cieľov, priorít, opatrení, programov, organizačných, technických a technologických nástrojov, ktorých účelom je na celoštátnej úrovni určiť centrálnu architektúru, referenčnú architektúru a definovať politiku, regulačné a iné nástroje a konkrétny plán úloh a zdrojov s cieľom budovania riadnej a efektívnej úrovne informatizácie vo verejnej správe.

Nástroje manažmentu zdrojov:

Programy
Programy: strednodobé programové dokumenty zabezpečujúce zdroje na realizáciu stanovených cieľov NKIVS: Programový rozpočet verejnej správy – medzirezortný program 0EK, Operačný program Integrovaná infraštruktúra – prioritná os 7, Operačný program Slovensko časť eGovernment, Plán obnovy a odolnosti – komponent 17.
Doložka vplyvov
Doložka vplyvov pri vypracovávaní doložky v časti týkajúcej sa vplyvov na informatizáciu spoločnosti identifikuje vplyvy na základné piliere informatizácie (biznis vrstvu, aplikačnú a technologickú infraštruktúru a ich financovanie) a vplyvy na prístup k elektronickým službám a znižovanie byrokratického zaťaženia pri elektronickej komunikácii s orgánmi verejnej moci.

Nástroje manažmentu zmien:

Akčný plán Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy
Akčný plán Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy predstavuje súbor opatrení a míľnikov definovaných v čase, zoskupených do programov Jej základnými princípmi sú koncentrácia na zlepšenia, prínosy a inovácie služieb a procesov, jednoduchý manažérsky pohľad na aktuálny stav programov, kontinuita informácií a naprieč inštitúciami zabezpečovaná MIRRI SR, schopnosť riadiť zmeny a koordinovať aktivity, schopnosť eskalovať a odstraňovať riziká, validácia podnetov na projekty z hľadiska ich prínosov. Konkrétnejšie požiadavky na vypracovanie Akčného plánu NKIVS sú definované v kapitole návrh realizácie.
Komunikačný plán
Komunikačný plán obsahuje koordinovanú a systémovú aktivitu orgánu vedenia, ktorej cieľom je zabezpečiť informovanosť potrebnú pre adaptáciu a implementáciu zmien realizovaných prostredníctvom projektov, opatrení a míľnikov. Komunikačný plán zabezpečí predvídateľné prostredie pre orgány riadenia, v ktorom bude jednoduché plánovanie, implementácia a zavedenie zmien do rutinnej prevádzky. Splnené ciele sú komunikované aj verejnosti tak, aby ponúkané služby boli využívané čo najviac. Verejnosti sa budú komunikovať aj dosiahnuté úspory a ďalšie zlepšenia fungovania úradov.
Veľké projekty
Veľké projekty sú definované v Zákone č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Tu je orgán riadenia povinný vo fáze prípravy a obstarania projektu odôvodniť vybraté riešenie s ohľadom na možné alternatívy a odôvodniť, najmä z pohľadu hodnoty za peniaze, zvolený postup obstarania a implementácie a následne tieto informácie sprístupniť verejnosti.

Nástroje manažmentu rizík:

Mitigačná stratégia
Mitigačná stratégia rizík je prierezový dokument naprieč governance procesmi. Eviduje riziká dosiahnutia cieľov v oblastiach manažmentu zdrojov – programov a manažmentu zmien – Akčného plánu NKIVS

Nástroje transparentnosti aktérov:

Metodika sprístupňovania informácií
Metodika sprístupňovania informácií potrebných pre riadenie obsahuje súbor pravidiel zverejňovania projektovej dokumentácie, údajov o používaní informačných technológií a ďalších informácií nevyhnutných pre monitorovanie a hodnotenie plnenia cieľov stratégie NKIVS. V prvom rade slúžia na posúdenie toho, či sú aktéri schopní splniť svoje strategické ciele. V druhom rade slúžia na to, aby bolo možné vyhodnotiť, či boli ciele dosiahnuté. Údaje, ktoré slúžia na monitorovanie digitalizácie sa na úrovni subjektov verejnej správy zadávajú len raz, bez ohľadu na to, koľko monitorujúcich inštitúcií ich má v pláne použiť. Tam, kde bude možné dáta získať automaticky z informačných systémov verejnej správy, sa bude toto využívať v maximálnom možnom rozsahu.

Monitorovanie a hodnotenie NKIVS

Pokrok v dosahovaní cieľov je sledovaný priebežne na úrovni strategického manažmentu. Zodpovedným subjektom za vypracovanie monitorovania dosahovaného pokroku je Ministerstvo investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie SR. Manažérskym produktom, ktorý tento proces zastrešuje, je Správa o plnení NKIVS predkladaná pravidelne každý rok na Radu vlády SR pre digitalizáciu verejnej správy. Monitorovanie prebieha na úrovni ukazovateľov definovaných pre každý cieľ.

Odporúčania na zlepšenie sú predmetom hodnotenia pokroku. Na základe prijatých odporúčaní, governance štruktúra realizuje zmeny, ktoré majú podporiť plnenie cieľov. Výstupom monitorovania a hodnotenia môže byť aj aktualizácia NKIVS, ak je rozsah odporúčaní na zlepšenie zásadný pre zmenu strategickej časti.

Správa o plnení NKIVS bude vyhodnocovať ciele, riziká, IT zdroje a akčný plán. Podkladom pre vyhodnocovanie pokroku je transparentnosť – viditeľnosť informácií aktérov governance modelu. Na základe dostupných údajov bude možné monitorovať plnenie. Nárast transparentnosti aktérov bude pozitívne vplývať na zjednodušenie kontrolingových procesov.

Kontrolingové procesy sú zavedené na viacerých úrovniach governance modelu, primárne však na úrovni: čerpania programov schvaľovaním výdavkov na prevádzku a zmeny informačných systémov. Pri schvaľovaní výdavkov MIRRI SR posudzuje súlad vecnej stránky s NKIVS.

Plánovanie AP NKIVS – návrh

Cieľom tejto časti je popísať úlohy orgánu vedenia a orgánov riadenia v procese plánovania rozvoja IT verejnej správy. V Národnej koncepcií informatizácie verejnej správy, v kapitole 1.3. Governance, monitorovanie a riadenie boli definované procesy, aktéri a nástroje riadenia IT. Hlavné procesy sú:

  • Strategický manažment
  • Manažment zdrojov
  • Manažment zmien
  • Manažment rizík
  • Transparentnosť aktérov

Orgán vedenia je zodpovedný za Akčný plán ako hlavný nástroj riadenia zmeny v informatizácií verejnej správy. Požadovanú zmenu formuluje prostredníctvom aktivít a míľnikov. Okrem toho upresňuje v riadení zdrojov rozdelenie programov prostredníctvom finančného plánu pre každú prioritnú os. Ďalej upresňuje subjekty od ktorých očakáva implementáciu zmien na úrovni cieľových skupín. Cieľové skupiny sú následne spresňované predložením a schválením KRIT

Orgány riadenia sú povinné vypracovať koncepcie rozvoja informačných technológií verejnej správy (ďalej len KRIT) podľa § 13 zákona č. 95/2020 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov. KRIT je nástrojom strategického riadenia každého rezortu.

KRIT vychádza a) z úloh, ktoré príslušný orgán riadenia plní, b) aktuálneho stavu IT ktoré pri tom používa, c) požadovaných zmien ktoré vyplynuli z NKIVS, prípadne iných záväzných dokumentov (EU a SR).

KRIT schvaľuje prostredníctvom Centrálneho metainformačného systému MIRRI orgán vedenia. MIRRI rovnako ako orgány riadenia vypracuje KRIT, ktorý bude predmetom schvaľovania. Aby nedochádzalo ku konfliktu záujmov,  vypracovanie a posúdenie realizujú dve nezávislé organizačné jednotky.

Súčasťou koncepcie sú na základe definovaných aktivít návrhy projektov na obdobie najbližších troch rokov, ktoré plánuje orgán riadenia realizovať. Tieto projekty majú vzťah na program, z ktorého budú financované a vzťah na informačný systém, na ktorý ma projekt dopad. Tento postup zabezpečí vytvorenie projektového portfólia orgánov riadenia na základe aktivít a míľnikov Akčného plánu NKIVS.

Orgán vedenia dohliada na úspešnú implementáciu portfólia projektov. Poskytuje podporu počas životného cyklu projektov. V prvom rade ide o plnenie míľnikov – projektových a organizačných, ktoré ovplyvňujú realizáciu projektov. V druhom rade spracováva pracovné dokumenty v jednotlivých strategických prioritách NKIVS. Pracovné dokumenty tvoria vstupy pre vypracovanie projektovej dokumentácie konkrétnych projektov

Výsledkom plánovania bude spoločný zoznam projektov a harmonogram ich realizácie. Projekty vyžadujú  IT zdroje, predovšetkým ľudské a finančné, technické a iné služby. Úlohou MIRRI je poskytnúť centrálne služby, financovanie a metodicky usmerňovať a podporovať ostatné v záujme implementácie projektov

Sumarizácia krokov plánovania:

  1. Národná koncepcia informatizácie
  2. Akčný plán Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy
  3. Koncepcia rozvoja IT orgánu riadenia
  4. Portfólio projektov orgánu riadenia
  5. Projekty orgánu riadenia

Súčasťou Akčného plánu NKIVS 2021 sú dve línie digitálnej transformácie. Tie majú dopad na proces plánovania. Myšlienka prebiehajúcej zmeny vychádza zo skúseností z implementácie predošlých NKIVS. Jej cieľom je urýchlenie výsledkov digitalizácie a podstatou je prístup k transformácia jej plánovaniu v dvoch líniách.

Prvá zmena predstavuje iteratívne zlepšovanie služieb verejnej správy orientované na skoré dodanie výsledkov občanom. Vychádzame pritom z architektonického usporiadania biznis, aplikačnej a technologickej vrstvy uvedenej v tomto dokumente. Zároveň však počítame s menej radikálnou úpravou legislatívy, procesov a informačných systémov pre dosiahnutie stanovených cieľov.

Druhou zmenou je hĺbková digitálna transformácia. Pozerá sa na verejnú správu horizontálne a snaží sa plošne meniť podmienky vo verejnej správe. Plošné (horizontálne) zavedenie pravidiel sa týka legislatívy a následne procesov, aplikačných komponentov (registrov, agendových systémov) ako aj technologickej vrstvy.

Vertikálny prvok bude agilne meniť iteráciami jednotlivé časti verejnej správy s cieľom priniesť maximálnu hodnotu občanovi.

Horizontálny prvok z postupných čiastkových iterácií vytvorí pravidlá, princípy a formuje dlhodobý vzhľad verejnej správy, enterprise architektúry a odstraňuje prierezové a medzirezortné bariéry.

Je nevyhnutné, aby tieto dve línie na ceste za digitálnou víziou spolupracovali a vzájomne si vymieňali informácie.

Monitorovanie a hodnotenie AP NKIVS – návrh

Cieľom monitorovania a hodnotenia je splnenie stanovených cieľov v požadovaných termínoch, rozsahu a kvalite a identifikovať včas problémy a prijať účinné opatrenia.

Orgán vedenia monitoruje a vyhodnocuje dostupné IT zdroje a riziká projektov orgánov riadenia. V prípade potreby MIRRI prijíma a navrhuje opatrenia, ktoré prispievajú k dosiahnutiu stanovených cieľov. Stav IT zdrojov, rizík a opatrení sumarizuje v Správe o plnení Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy ktorú každoročne spracováva a predkladá na vládu SR podľa úlohy B.1. z uznesenia vlády SR č. 763 zo 14. decembra 2021.

Orgán vedenia eviduje pokrok cieľov v Reportovacom systéme NKIVS, pomocou ktorého sleduje na pravidelnej báze merateľné ukazovatele “Key Performance Indicator” (ďalej len „KPI“) pre jednotlivé ciele. Na základe zmeny údajov v stanovených ukazovateľoch orgán vedenia vyhodnocuje efekt prijatých aktivít a míľnikov. Tieto údaje konfrontuje so stavom projektového portfólia orgánov riadenia, v ktorom overuje pokrok a výstupy. MIRRI monitoruje pokrok portfólia projektov. V prípade ak aktivity prebiehajú  v súlade s plánom, MRRI nezasahuje. Ak je plnenie úloh vážne ohrozené, tak MIRRI v spolupráci s orgánom riadenia navrhuje opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov

V prípade, ak orgán vedenia identifikuje potrebu aktualizácie Akčného plánu NKIVS, realizuje ju prostredníctvom Správy o plnení NKIVS. Orgány riadenia prispôsobujú svoje portfólio projektov podľa tejto správy. V prípade, ak orgán vedenia identifikuje nedostatočný pokrok v implementácií projektového portfólia preskupuje IT zdroje do oblastí, v ktorých eviduje najväčšie spomalenie. Ak sa v rámci monitorovania a hodnotenia identifikuje nedostatočné plnenie ukazovateľov a zároveň aj slabý pokrok v portfóliu projektov orgán vedenia zavádza krízový tím, ktorý rýchlo podniká zásadné kroky nevyhnutné pre zlepšenie oboch parametrov

V prípade, ak orgán vedenia identifikuje potrebu aktualizácie Akčného plánu NKIVS, realizuje ju prostredníctvom Správy o plnení NKIVS. Orgány riadenia prispôsobujú svoje portfólio projektov podľa tejto správy.

V prípade, ak orgán vedenia identifikuje nedostatočný pokrok v implementácií projektového portfólia preskupuje IT zdroje do oblastí, v ktorých eviduje najväčšie spomalenie. Ak sa v rámci monitorovania a hodnotenia identifikuje nedostatočné plnenie ukazovateľov a zároveň aj slabý pokrok v portfóliu projektov orgán vedenia zavádza krízový tím, ktorý rýchlo podniká zásadné kroky nevyhnutné pre zlepšenie oboch parametrov

Sumarizácia krokov monitorovania:

  1. Monitorovanie pokroku portfólia projektov
  2. Reportovací systém Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy
  3. Správa o plnení Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy
  4. Aktualizácia Akčného plánu Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy
Monitorovanie pokroku portfólia projektov
Správa o plnení NKIVS zavádza pravidelný jednoročný cyklus vyhodnotenia Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy a Akčného plánu. Údaje budú monitorované a zverejňované priebežne. Okrem monitorovania merateľných ukazovateľov cieľov orgán vedenia monitoruje pokrok projektov evidovaných v portfóliu projektov jednotlivých OVM.

Monitorovanie pokroku projektov bude vychádzať z evidencie v centrálnom metainformačnom systéme verejnej správy ktorá obsahuje základné údaje: názov projektu, stručný popis, rozpočet na realizáciu a prevádzku, stav evidencie a fázy životného cyklu, vrátane základných vzťahov a atribútov evidovaných v zmysle jazyka Archimate (informačné systémy, aplikačné služby, koncové služby atď.).

Na tomto základe bude postavený verejne dostupný monitoring pokroku vybraných projektov. Monitoring bude obsahovať: plnenie harmonogramu projektov na úrovni míľnikov (verejné obstarávanie a podpis zmluvy, produkty za prípravnú a iniciačnú fázu, produkty za realizačnú fázu pre etapu: analýza a dizajn, implementácia, testovanie a nasadenie, produkty za dokončovaciu fázu), riziká projektov agregované na úroveň programov, finančné zdroje agregované na úroveň programov, kľúčové závislosti projektov, benefity pre verejnú správu vychádzajúce z cost benefit analýzy, benefity pre občanov a podnikateľov vychádzajúce z cost benefit analýzy.

Výber projektov z evidencie do monitorovania pokroku projektov bude realizovaný na základe rozhodnutia orgánu vedenia.
Reportovací systém NKIVS
V Národnej koncepcii informatizácie verejnej správy je definovaných 27 merateľných ukazovateľov pre strategický cieľ a 13 čiastkových cieľov rozdelených do 4 prioritných osí.

Úlohou merateľných ukazovateľov je priebežne monitorovať pokrok a dostatočne včas indikovať zaostávanie v konkrétnych cieľoch. Následne na základe zmien údajov v stanovených ukazovateľoch orgán vedenia vyhodnocuje efekt vykonávania aktivít a dosahovania míľnikov. Tieto údaje konfrontuje so stavom projektového portfólia orgánov riadenia v ktorom overuje pokrok a výstupy.

Reportovací systém NKIVS bude postavený na priebežnom sledovaní merateľných ukazovateľov v závislosti od prácnosti získavania údajov na kvartálnej, polročnej alebo ročnej báze. Metodika výpočtu a získavanie údajov je predmetom samostatného dokumentu
Správa o plnení NKIVS a aktualizácia Akčného plánu NKIVS
Správa o plnení Národnej koncepcie informatizácie verejnej správy bude vypracovaná a predkladaná každoročne vždy do marca daného roka s monitorovaním a hodnotením za predchádzajúci rok.

Správa o plnení NKIVS bude jediný nástroj prostredníctvom ktorého bude možné na základe monitorovania vyhodnotiť dáta a následne prijať také opatrenia, ktoré môžu meniť Akčný plán NKIVS.

Správa o plnení bude sumarizovať monitorovanie: plnenia cieľov NKIVS na základe Reportovacieho systému NKIVS, pokroku projektov na základe Monitorovanie pokroku portfólia projektov, riziká na národnej úrovni pre jednotlivé programy, IT zdroje na národnej úrovni pre jednotlivé programy.

Na základe monitorovania uvedených parametrov bude Správa obsahovať vyhodnotenie, ktoré odporučí podniknúť kroky v zmysle Strategickej matice: pokračujeme bez zmeny, aktualizácia akčného plánu, preskupujeme IT zdrojov, zavedenie krízového manažmentu.
Eskalačné mechanizmy
Predloženiu odporúčaní na podniknutie uvedených krokov predchádzajú eskalačné mechanizmy na úrovni generálnych riaditeľov orgánu vedenia a orgánu riadenia a následne štátneho tajomníka a štatutára. Ďalší priestor pre eskaláciu je Rada vlády pre digitalizáciu verejnej správy ktorá rokuje približne 4 krát do roka. Bude možné predložiť materiál ,ktorý sumarizuje priebežný stav implementácie Akčného plánu.

Akčný plán bude upravený a vyhotovený čistopis na základe prijatých a schválených odporúčaní. Ciele sú stanovené v samotnej Národnej koncepcii informatizácie verejnej správy a nebudú môcť byť menené.

Programy akčného plánu NKIVS – návrh

Financovanie aktivít a míľnikov bude realizované prostredníctvom programov. Hlavné programy financovania sú:

  1. Operačný program Integrovaná infraštruktúra, prioritná os 7 (ďalej len OPII)
  2. Plán obnovy a odolnosti
  3. Operačný program Slovensko.

V prípade OPII ide o doteraz nezazmluvnené finančné prostriedky ktoré je možné alokovať na nové aktivity od 1.1.2022. Stratégia financovania je postavená na 4 finančných balíkoch: začať, pokračovať, zastaviť, experimentovať.